1. POVINNÉ NÁLEŽITOSTI MZDOVÉHO LISTU
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP“), stanoví povinné náležitosti mzdového listu v § 38j ZDP – náležitosti mzdového listu.
Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému poplatníkovi založen mzdový list. Tento dokument je nutné vést i pro poplatníky, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti, které jsou uvedeny v § 6 ZDP.
Příjmy ze závislé činnosti jsou:
a) plnění v podobě
• příjmu ze současného nebo dřívějšího pracovněprávního, služebního nebo členského poměru a obdobného poměru, v nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu je povinen dbát příkazů plátce,
• funkčního požitku,
b) příjmy za práci
• člena družstva,
• společníka společnosti s ručením omezeným,
• komanditisty komanditní společnosti,
c) odměny
• člena orgánu právnické osoby,
• likvidátora,
d) příjmy plynoucí v souvislosti se současným, budoucím nebo dřívějším výkonem činnosti, ze které plynou příjmy podle písmen a) až c), bez ohledu na to, zda plynou od plátce, u kterého poplatník vykonává činnost, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, nebo od plátce, u kterého poplatník tuto činnost nevykonává. Jedná se například o peněžité plnění v souvislosti s konkurenční doložkou poskytované po skončení pracovního poměru, motivační příspěvek poskytovaný studentovi jakožto budoucímu zaměstnanci, odměny učňů a studentů při praktickém výcviku, které jsou poskytovány v souladu s § 122 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, atd. Ačkoliv došlo od roku 2014 k osvobození příjmů za praktický výcvik učňů a studentů, musí být u těchto poplatníků mzdový list také veden. Důvodem je to, že v souladu s právní úpravou musí být na mzdovém listě uvedeny i příjmy, které jsou od daně osvobozené.
Zmiňme nejfrekventovanější tituly, které jsou často nazývány jako zaměstnanecké benefity:
a) nepeněžní plnění vynaložená zaměstnavatelem na odborný rozvoj zaměstnanců související s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo nepeněžní plnění vynaložená zaměstnavatelem na rekvalifikaci zaměstnanců,
b) příjem zaměstnance ve formě příspěvku na stravování poskytnutého za jednu směnu, pokud během této směny zaměstnanec vykonával práci alespoň 3 hodiny a nevznikl mu během této směny nárok na stravné v rámci cestovních náhrad, a to v úhrnu do výše 70 % horní hranice stravného, které lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin, a v úhrnu do výše 70 % této hranice, je-li příspěvek poskytnut jako další příspěvek v rámci stejné směny, pokud její délka v úhrnu s přestávkou v práci povinně poskytovanou zaměstnavatelem podle jiného právního předpisu je delší než 11 hodin;,
c) hodnota nealkoholických nápojů poskytovaných jako nepeněžní plnění ze sociálního fondu, ze zisku po jeho zdanění anebo na vrub výdajů, které nejsou výdaji na dosažení, zajištění a udržení příjmů zaměstnavatelem zaměstnancům ke spotřebě na pracovišti,
d) nepeněžní plnění poskytovaná zaměstnavatelem zaměstnanci nebo jeho rodinnému příslušníkovi z fondu kulturních a sociálních potřeb, ze sociálního fondu, ze zisku po jeho zdanění anebo na vrub výdajů, které nejsou výdaji na dosažení, zajištění a udržení příjmů, v úhrnu do výše poloviny průměrné mzdy za zdaňovací období (v r. 2024 do výše 21 983,50 Kč) ve formě
- pořízení zboží nebo služeb zdravotního, léčebného, hygienického a obdobného charakteru od zdravotnických zařízení, pořízení zdravotnických prostředků na lékařský předpis, použití vzdělávacích nebo rekreačních zařízení nebo poskytnutí rekreace nebo zájezdu,
- použití zařízení péče o děti předškolního věku včetně mateřské školy podle školského zákona, knihovny zaměstnavatele, tělovýchovných a sportovních zařízení,
- příspěvku na kulturní nebo sportovní akce,
- příspěvku na tištěné knihy, včetně obrázkových knih pro děti, mimo knih, ve kterých reklama přesahuje 50 % plochy,
g) příjmy plynoucí z účasti zaměstnance nebo jeho rodinného příslušníka na sportovní nebo kulturní akci pořádané zaměstnavatelem pro omezený okruh účastníků, pokud vzhledem k její povaze je pořádání takové akce zaměstnavateli obvyklé a její forma a rozsah jsou přiměřené (např. teambuilding),
i) hodnota přechodného ubytování, nejde-li o ubytování při pracovní cestě, poskytovaná jako nepeněžní plnění zaměstnavatelem zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce, pokud obec přechodného ubytování není shodná s obcí, kde má zaměstnanec bydliště, a to maximálně do výše 3 500 Kč měsíčně,
m) příjem v podobě příspěvku uhrazeného zaměstnavatelem na daňově podporované produkty spoření na stáří jeho zaměstnance nebo na daňově podporované pojištění dlouhodobé péče, jehož pojistníkem je jeho zaměstnanec, do úhrnné výše 50000 Kč ročně.
Jak výše uvedeno, povinné náležitosti mzdového listu jsou uvedeny v ustanoveních § 38j ZDP. Další náležitosti mzdového listu nejsou určeny právními předpisy, ale jejich účelnost evidovat je ve mzdovém listu lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákony č. 582/1991 Sb., č. 589/1992 Sb.), zdravotní pojištění (zákony č. 592/1992 Sb., č. 48/1997 Sb.), nemocenské pojištění (zákon č. 187/2006 Sb.), důchodové pojištění (zákon č. 155/1995 Sb.). Jde-li o pracovněprávní tituly, jedná se o průměrný hodinový výdělek (§ 351 ZP a násl.), údaje o dovolené (§ 211 až § 223 ZP), náhradu za ztrátu na výdělku v souvislosti s pracovním úrazem nebo nemocí z povolání (§ 271a ZP, § 271b ZP).
Mzdový list musí podle § 38j ZDP obsahovat:
a) poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména;
b) rodné číslo a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem;
c) bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;
d) jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani (např. na manželku), a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání;
e) den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice,
f) za každý kalendářní měsíc:
1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
5. měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
6. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a § 35c ZDP,
7. skutečně sraženou zálohu.
Údaje v bodech 3 a 4 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti a odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem.
g) součet údajů za zdaňovací období uvedených v písmenu f) a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů;
h) údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.
Od roku 2019 jsou plátci daně povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, které je podle zvláštních právních předpisů ze svých příjmů ze závislé činnosti povinen platit poplatník, a částky tohoto pojistného, které je povinen z těchto příjmů platit plátce daně a u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.
Poznámka k písm. e)
"Den ukončení zaměstnání v České republice“ je nutné vnímat jako den ukončení zaměstnání u plátce daně.
Poznámka k písm. h)
Od roku 2015 musí mzdový list obsahovat údaje o provedeném ročním zúčtování a podle výkladu GFŘ musí mzdový list počínaje rokem 2015 obsahovat všechny údaje (postup) o provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění provedené v tomto zdaňovacím období. Jedná se tedy o roční zúčtování za rok předchozí. Jakým způsobem bude tato povinnost naplněna, zákon nestanoví. Nabízí se tudíž dvojí možnost:
• výstupní sestava mzdových listů, která u poplatníků žádajících o provedení ročního zúčtování obsahuje i tiskovou část, která obsahuje zmíněné roční zúčtování za rok předchozí, nebo
• mzdové listy jednotlivě oddělené a u těch poplatníků, kteří žádali o provedení ročního zúčtování, vložení dokladu obsahujícího údaje o provedeném ročním zúčtování za rok předchozí.
Je nesprávné, jde-li o dvě samostatné sestavy, z nichž jedna obsahuje mzdové listy bez povinné přílohy a druhá obsahuje roční zúčtování poplatníků, kteří o něj požádali.
A jaké jsou některé povinné údaje uváděné na mzdovém listě v konkrétní podobě? Zaměstnavatel má povinnost na mzdovém listě uvádět jméno, příjmení a rodné číslo dítěte, na které poplatník uplatňuje daňové zvýhodnění, a dále výši daňového zvýhodnění, jež náleží na takové dítě, a rovněž podmínky pro přiznání daňového zvýhodnění a dále za každý kalendářní měsíc výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu, výši zálohy po slevě včetně součtu všech těchto údajů za celé zdaňovací období. U zaměstnance, který v rámci ročního zúčtování uplatní slevu na dani na manžela, se na mzdový list uvede jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a.
Potvrzení o zdanitelných příjmech uváděných na mzdovém listě (doklad o údajích ve mzdovém listě)
Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda, vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba ZDP a daňového zvýhodnění. Kopii vystaveného dokladu zaměstnavatel uschová.
2. DALŠÍ NÁLEŽITOSTI MZDOVÉHO LISTU
Ačkoliv další náležitosti o poplatníkovi nemusí být uváděny na mzdovém listě, je praktické, aby byly údaje o pojistném a pracovněprávních náležitostech uváděny na jednom dokumentu, kterým je mzdový list.
2.1 Vyměřovací základ a výše pojistného
Pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a výši odvedeného pojistného jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance, případně i…
