Zvláštní případy - příklady a dotazy

8.15 Zvláštní případy – příklady a dotazy

Ing. Karel Janoušek

V této kapitole je uvedeno řešení některých zvláštních případů, příkladů a nejčastějších dotazů týkajících se poskytování cestovních náhrad zaměstnancům a osobám, které se za zaměstnance z hlediska cestovních náhrad považují.

Zaměstnavatelé v některých případech poskytují vybraným zaměstnancům např. na počátku roku vyšší zálohu na tuzemské i zahraniční pracovní cesty, některým zaměstnancům poskytují vyšší zálohu v cizí měně najednou před plánovanými několika zahraničními pracovními cestami v měsíci. Jak se mají správně řešit tyto případy při vypořádání jejich nároku na cestovní náhrady, které není prováděno bezprostředně po ukončení každé pracovní cesty?

Podle § 183 odst. 1 ZP je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, není-li se zaměstnancem dohodnuto, že mu záloha poskytnuta nebude.

Podle § 183 odst. 3 ZP je zaměstnanec povinen provést vyúčtování poskytnuté zálohy do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhrady a vrátit nevyúčtovanou zálohu, nedohodne-li se se zaměstnavatelem jinak.

Z těchto ustanovení i z ustanovení dalších (např. § 183 odst. 4 ZP) a intencí části sedmé zákoníku práce vyplývá, že vždy jde o zálohu na pracovní cestu, vyúčtování pracovní cesty, doplatek či přeplatek týkající se pracovní cesty, nikoliv více pracovních cest.

Vzhledem k tomu, že se tedy záloha poskytuje zaměstnanci před pracovní cestou na příslušnou pracovní cestu, je v uvedených a podobných případech nutno při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by shora uvedená vyšší záloha byla poskytnuta na první pracovní cestu po poskytnutí zálohy a na další pracovní cesty záloha již poskytnuta nebyla. Pak se tedy při vyúčtování cestovních náhrad týkajících se první zahraniční pracovní cesty po poskytnutí zálohy použije podle § 183 odst. 2 a 4 ZP k přepočtům měn kurz ČNB ze dne poskytnutí zálohy anebo kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a při vyúčtování cestovních náhrad u všech ostatních pracovních cest vždy podle § 184 ZP kurz ČNB platný první den příslušné pracovní cesty.

Pokud by byl v uvedeném případě při vyúčtování všech pracovních cest použit vždy kurz ČNB platný v den poskytnutí uvedené zálohy před první pracovní cestou, mohlo by dojít i k výraznému zkreslení nákladů zaměstnavatele i nároků zaměstnance (viz poznámka v níže uvedeném příkladu č. 2).

Někteří vedoucí zaměstnanci společnosti (společník, jednatel, ředitel apod.) mají trvale k dispozici platební kartu společnosti. Tyto platební karty používají také k úhradám výdajů na tuzemských i zahraničních pracovních cestách. Výjimkou nejsou přitom případy, kdy zaměstnanec má platební kartu k dispozici trvale po celou dobu platnosti této karty, tj. např. i tři roky.

Je-li zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta, jde o platební kartu vystavenou bankou k účtu zaměstnavatele, ale na jméno a podpis příslušného zaměstnance. Zaměstnanec má tak zpravidla platební kartu poskytnutu zaměstnavatelem na celou dobu její platnosti. Datum poskytnutí platební karty a den nástupu na pracovní cestu jsou tak v těchto případech zpravidla vždy značně rozdílné.

Při dlouhodobém poskytnutí firemní platební karty zaměstnanci by jistě bylo neodůvodněné používat při vyúčtování cestovních náhrad ze všech pracovních cest kurzy ČNB platné v den, kdy zaměstnanec platební kartu převzal. Je potřeba vzít také v úvahu to, že záloha se, ve smyslu části sedmé zákoníku práce, na příslušnou pracovní cestu poskytuje zaměstnanci před touto pracovní cestou.

Jestliže zaměstnanec po pracovní cestě platební kartu zaměstnavateli (např. k úschově do pokladny) nevrací, je nezbytné při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by záloha na pracovní cestu poskytnuta nebyla. Z toho pak také vyplývá, že k přepočtu měn při vyúčtování cestovních náhrad z příslušné pracovní cesty by měl být podle § 184 zákoníku práce v zásadě vždy kurz ČNB platný v den nástupu na pracovní cestu.

V případě, že by zaměstnanec na pracovní cestě prováděl prostřednictvím uvedené platební karty výběr hotovosti z bankomatu, šlo by prakticky o doplnění zálohy (byť nulové) v průběhu pracovní cesty, které nemá na způsob určení kurzů k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad žádný vliv, protože před pracovní cestou záloha poskytnuta nebyla. Proto by i v tomto případě měl být použit kurz ČNB platný první den pracovní cesty.

Pokud je zaměstnanci, který má k dispozici firemní platební kartu, před příslušnou pracovní cestou poskytnuta z pokladny také záloha v hotovosti, je pro výběr správného kurzu k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad rozhodující ustanovení § 183 odst. 3 zákoníku práce a k přepočtům měn se při vyúčtování použije buď kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy, anebo kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí.

Jestliže zaměstnavatel neposkytne na zahraniční pracovní cestu zálohu anebo mu ji poskytne menší, než je celková výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, příp. pokud se se zaměstnancem dohodne na poskytnutí zálohy převodem na účet zaměstnance u banky, bude zaměstnanec muset cizí měnu sám před odjezdem anebo v zahraničí nakoupit anebo vybrat ze svého účtu např. svou soukromou platební kartou anebo bude také tuto svou platební kartu používat v zahraničí k příslušným úhradám.

To tedy také znamená, že zaměstnanec bude s použitím své vlastní platební karty mít spojeny nějaké výdaje (poplatky), které jsou, vzhledem k výše uvedenému, v prokázané výši (např. výpisem z účtu zaměstnance) nutným vedlejším výdajem podle ustanovení § 171 zákoníku práce. Výdaj na pořízení soukromé platební karty, vedení účtu, srážková daň z úroků apod. však takovýmto výdajem není.

Pokud zaměstnavatel zaměstnanci poskytne zálohu na pracovní cestu v hotovosti v dostatečné výši a zaměstnanec přesto použije soukromou platební kartu, nejde o případ, kdy by jakékoliv poplatky za použití této soukromé platební karty zaměstnance byly nutným vedlejším výdajem.

Pro určení správného kurzu pro přepočet měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad (nikoliv při účtování) bude rozhodující, zda zaměstnanci byla anebo nebyla poskytnuta na příslušnou zahraniční pracovní cesta záloha.

Dotaz:

Lze poskytnutí platební karty zaměstnanci považovat za poskytnutí zálohy na pracovní cestu a je-li tomu tak, pak při vyúčtování cestovních náhrad ze zahraničních pracovních cest vždy použít kurz ČNB platný v den poskytnutí platební karty zaměstnanci?

Odpověď:

Zaměstnanec samozřejmě může mít platební kartu zaměstnavatele (firmy) trvale k dispozici a její poskytnutí je považováno za poskytnutí zálohy na pracovní cestu, je to také pro zaměstnance i zaměstnavatele v řadě případů výhodné. Použití kurzů ČNB ze dne trvalého poskytnutí platební karty u všech pracovních cest za dobu platnosti platební karty však není možné.

Z hlediska používání správných kurzů pro stanovení nároku zaměstnance na cestovní náhrady, přeplatku či doplatku, je nezbytné správně posoudit způsob poskytnutí zálohy na cestovní náhrady. Stejně jako při provádění vyúčtování cestovních náhrad je nutno i při uvedené a podobných situací vycházet z principu vyplývajícího z části sedmé zákoníku práce, tj. že každá pracovní cesta se posuzuje v zásadě samostatně. To pak prakticky také znamená, že záloha se poskytuje na příslušnou pracovní cestu a cestovní náhrady (doplatek, přeplatek) se vypočítávají za každou pracovní cestu samostatně. To přitom ale neznamená, že zaměstnanec nemůže vyúčtovat (předložit doklady) i několik pracovních cest najednou a že přeplatky a doplatky nelze se zaměstnancem vypořádat z několika cest najednou (např. jedním pokladním dokladem).

Vzhledem k tomu i v uvedeném případě je nezbytné při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by platební karta byla vždy poskytnuta zaměstnanci před příslušnou pracovní cestou a k přepočtu měn při vyúčtování cestovních náhrad z této pracovní cesty tak použít buď kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí (pokud např. zaměstnanec prováděl v průběhu pracovní cesty v zahraničí výběr hotovosti z bankomatu), anebo kurz ČNB platný v den odjezdu na příslušnou pracovní cestu.

Pokud by v uvedeném případě byl při vyúčtování všech pracovních cest po dobu platnosti platební karty vždy použit kurz ČNB platný v den poskytnutí platební karty (tj. např. u pracovní cesty uskutečněné v říjnu 2011 kurz ČNB z února 2010), došlo by zcela jednoznačně ke zkreslení nároků zaměstnance na výši cestovních náhrad i nákladů zaměstnavatele.

Ve smyslu ustanovení § 183 odst. 1 ZP je zaměstnavatel povinen před pracovní cestou poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu na cestovní náhrady až do předpokládané výše cestovních náhrad, není-li se zaměstnancem dohodnuto, že mu záloha poskytnuta nebude.

Dotaz:

Lze poskytovat zaměstnanci zálohy na pracovní cesty a vypořádávání doplatků či přeplatků provádět bezhotovostně, tj. převodem na účet zaměstnance u banky?

Odpověď:

Zákoník práce ani jiný předpis takovýto postup nezakazuje. Pokud se tedy zaměstnavatel s příslušným zaměstnancem individuálně na takovémto postupu dohodne (nelze ho nařídit) a zaměstnanec zaměstnavateli sdělí číslo svého účtu u banky, lze ho akceptovat.

Pro přepočet měn, který je prováděn při vyúčtování, se pak použije kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy, tj. v den odeslání příslušné částky z účtu zaměstnavatele na účet zaměstnance.

Je-li zaměstnanec vyslán na dlouhodobou pracovní cestu do zahraničí, není zpravidla vhodné, aby byl předem zaměstnavatelem vybaven zálohou odpovídající celkovému předpokládanému nároku na cestovní náhrady. Tuto situaci lze řešit různými způsoby, např. poskytnutím platební karty zaměstnavatele, cestovním šekem, bezhotovostním převodem na účet zaměstnance apod.

Dotaz:

Zaměstnanci vyslanému na několikaměsíční zahraniční pracovní cestu byla poskytnuta před odjezdem záloha v hotovosti. Současně bylo dohodnuto, že mu tato záloha bude pravidelně každý měsíc doplňována převodem na jeho účet u banky. Lze takto postupovat a jaký kurz se pak použije k vyúčtování cestovních náhrad?

Odpověď:

Způsob poskytování zálohy na cestovní náhrady lze se zaměstnancem dohodnout a v případě dlouhodobé pracovní cesty je uvedený způsob, není-li zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta, velmi vhodný.…