Problematika vedení evidence pracovní doby je v odborných kruzích, jakož i v rámci personalistické praxe, dlouhodobě a poměrně široce rozebírána. Hlavním cílem tohoto článku je podívat se na tuto problematiku z praktické stránky věci. Mým záměrem je upozornit čtenáře na některé časté chyby či vady, jichž se zaměstnavatelé při vedení evidence pracovní doby dopouštějí. V návaznosti na toto pak bude posléze zvláštní pozornost věnována i související a někdy rovněž problematické otázce, a to po jak dlouhou dobu je nutné evidenci pracovní doby následně uchovávat (archivovat). Rád bych tímto svým příspěvkem alespoň částečně napomohl tomu, že se zaměstnavatelé popsaných nedostatků při vedení evidence pracovní doby v budoucnu vyvarují. Při zpracovávání článku jsem mj. využil svých praktických zkušeností a znalostí, jež jsem načerpal ze svého několikaletého působení v rámci orgánů inspekce práce, tj. kontrolních orgánů, jejichž účelem je kontrola dodržování pracovněprávních předpisů ze strany zaměstnavatelů, což zahrnuje samozřejmě i povinnost vést evidenci pracovní doby.
PRÁVNÍ ÚPRAVA
Jak praví známé přísloví, "Opakování je matka moudrosti.", i my nyní nejprve přistoupíme k určitému shrnutí základních informací, jež sice pro některé mohou být do určité míry souhrnem již známého, ale které je přesto vhodné a potřebné akcentovat a případně zopakovat.
Příslušná právní úprava evidence pracovní doby je obsažena v ust. § 96 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZP"). Ve zmíněném ustanovení v odst. 1 je upravena povinnost zaměstnavatelů vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce odpracované směny (§ 78 odst. 1 písm. c) ZP), práce přesčas (§ 78 odst. 1 písm. i) ZP a § 93 ZP), noční práce (§ 94 ZP), doby v době pracovní pohotovosti (§ 95 odst. 2 ZP) a pracovní pohotovosti držené zaměstnancem (§ 78 odst. 1 písm. h) ZP a § 95 ZP).
Odst. 2 § 96 ZP pak v návaznosti na toto zakotvuje povinnost zaměstnavatele umožnit zaměstnanci na základě jeho žádosti nahlédnutí do jeho účtu pracovní doby nebo evidence pracovní doby a do jeho účtu mzdy, přičemž zaměstnanec si z těchto může pořizovat výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele.
Vedení evidence pracovní doby je obligatorní toliko u pracovního poměru. U právních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr zákoník práce povinnost vést evidenci pracovní doby nestanovuje (k tomu srov. § 77 odst. 2 písm. d) ZP). I přesto lze vedení evidence pracovní doby doporučit i v těchto případech. Jak bude dále podrobně vyloženo, evidence pracovní doby obecně slouží mj. jako podklad pro stanovení výše mzdy a její následné vyplácení, proto případným evidováním pracovní doby i u právních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr lze tak např. zabránit i eventuálním nejasnostem, či dokonce sporům ohledně výše odměny z dohody. Někteří autoři pak u dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti, přestože toto zákoník práce výslovně nestanoví, dovozují přímo obligatornost vedení evidence pracovní doby.
Formu a způsob vedení evidence pracovní doby zákoník práce a ani žádný jiný právní předpis nestanoví. Je tedy zcela na zaměstnavateli, jaký způsob evidování pracovní doby zvolí. Zaměstnavatel je však povinen vést evidenci pracovní doby podle jednotlivých zaměstnanců, tedy každý zaměstnanec musí mít svůj individuální evidenční spis (účet). V praxi si lze představit poměrně širokou škálu dostupných forem evidování, od prostého ručního zapisování příslušných údajů po jednoduché předtištěné tabulkové evidence ("formulářové listy a knihy") vyplňované ručně až po více či méně sofistikované elektronické systémy (realizované např. prostřednictvím čipových karet apod.), ve své nejkomplexnější podobě spojené např. i s výpočtem mzdy apod. Ať už je však zvolen způsob jakýkoliv, vždy je nutné, aby daná evidence byla průkazná, přehledná a vypovídala o všech zákonem stanovených relevantních skutečnostech, tj., zejména zda zaměstnanec odpracoval či neodpracoval stanovenou (nebo dohodnutou) pracovní dobu, kdy ji odpracoval, v jakém rozsahu, případně o dalších skutečnostech, které jsou významné pro posuzování nároků souvisejících s odpracováním pracovní doby. Zvolený způsob v každém případě musí odpovídat účelu vedení evidence pracovní doby.
ÚČEL A VÝZNAM EVIDENCE PRACOVNÍ DOBY
Správné vedení evidence pracovní doby není určitě možné podceňovat či jej určitým způsobem zveličovat s tím, že se jedná o toliko administrativní a čistě formální povinnost. Evidence pracovní doby totiž slouží zaměstnavateli mj. jako podklad pro výpočet mzdy, ke sledování čerpání dovolené a nároku na ni, souvisí s bezpečností práce apod. V případě neplnění této zákonem stanovené povinnosti tak není dále možné např. ověřit, zda zaměstnavatel poskytl zaměstnancům příslušné přestávky v práci, zda poskytuje nepřetržitý odpočinek v týdnu, nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami, zda a kdy zaměstnanci pracovali přesčas, v noci nebo zda délka směny nepřesáhla zákonem stanovenou dobu atd.
Řádné evidování pracovní doby může být pro zaměstnavatele i velice praktické a užitečné, když slouží jako doklad o tom, že jsou z jeho strany dodržována příslušná ustanovení zákoníku práce týkající se pracovní doby a doby odpočinku, a to pro kontrolu jak ze strany samotného zaměstnavatele, případně i dotčeného zaměstnance (k tomu srov. zmíněné ust. § 96 odst. 2 ZP), tak ze strany vnějších kontrolních orgánů (zejména orgánů inspekce práce). V uvedených souvislostech je také možné zdůraznit, že evidence pracovní doby může být důležitým, ne-li klíčovým podkladem, v rámci případného soudního sporu vedeného mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem ohledně zaplacení mzdy. Judikatura totiž konstatovala, že prokáže-li zaměstnanec ve sporu o zaplacení mzdy, že mu vznikl pracovní poměr, ubrání se zaměstnavatel proti tvrzení zaměstnance, že pro něho v určité době vykonal práci, jen jestliže bude tvrdit a prokáže-li, že podle jím vedené evidence pracovní doby zaměstnanec v této době nepracoval; zaměstnanec má za takovéhoto stavu věci právo na mzdu, bude-li tvrdit a prokáže-li, že evidence pracovní doby vedená zaměstnavatelem neodpovídá skutečnosti a že opravdu vykonal pro zaměstnavatele práci.
JEDNOTLIVÉ CHYBY A NEDOSTATKY, JICHŽ SE MOHOU ZAMĚSTNAVATELÉ PŘI VEDENÍ EVIDENCE PRACOVNÍ DOBY DOPOUŠTĚT
Nyní si tedy, již konkrétně a prakticky, postupně představíme jednotlivé nedostatky a pochybení, s nimiž se lze setkat v souvislosti s vedením evidence pracovní doby. Jak již bylo zdůrazněno, jeho náležité provádění (úplné, bez vad a odpovídající skutečnému stavu) je nezbytné, jelikož případné chyby či nedostatky mohou evidenci pracovní doby kvalitativně devalvovat do té míry, že prakticky vůbec nebude plnit své funkce a bude tak v praxi zcela nepotřebná. Již jen na okraj pak podotýkám, že případným nevedením evidence pracovní doby se zaměstnavatel dopouští přestupku na úseku pracovní doby zakotveného v ust. § 28 odst. 1 písm. l) zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů (event. fyzická nepodnikající osoba přestupku dle §15 odst. 1 písm. l) ZIP), za což mu může být ze strany orgánů inspekce práce uložen správní trest pokuty, a to až do výše 400 000 Kč. V této souvislosti je nutné zdůraznit, že pod skutkovou podstatu zmíněného přestupku je možné subsumovat nejenom případy, kdy evidence pracovní doby není vedena vůbec, ale i případy, kdy sice určitým způsobem "vedena" je, ale chybně, a takto vyhotovená evidence pracovní doby tak nesplňuje požadavky na ni kladené zákoníkem práce v ust. § 96 ZP.
Pokud se hovoří o možných pochybeních ve vedení evidence pracovní doby, čtenáře jistě na prvním místě napadne případ, kdy je na provádění evidence pracovní doby rezignováno zcela, tj., kdy zaměstnavatel pracovní dobu svých zaměstnanců, ať už všech či jen některých, nikterak neeviduje. Toto může být způsobeno nejenom tím, že daný zaměstnavatel svou zákonnou povinnost zcela opomněl, ale rovněž tím, že si zaměstnavatel není vědom toho, že povinnost vést evidenci pracovní doby se týká bez výjimky každého zaměstnance v pracovním poměru (k vedení evidence pracovní doby u zaměstnanců vykonávajících práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr srov. to, co bylo uvedeno výše), tedy i těch případů, které se mohou jevit určitým způsobem specifické. Evidovat pracovní dobu je tak nutné i tehdy, vykonává-li zaměstnanec práci z domova, pokud je na pracovní cestě (a zde koná práci), nebo je-li práce vykonávána v rámci pružného rozvržení pracovní doby (§ 85 ZP) či konta pracovní doby (§ 86 ZP a § 87 ZP) apod. Povinnost vést evidenci pracovní doby je zaměstnavateli dokonce dána i v případech vymezených v ust. § 317 ZP, tj. tehdy, kdy zaměstnanec nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje, byť je z povahy věci zřejmé, že k tomuto bude nezbytná určitá součinnost dotyčného zaměstnance. Rovněž, i pokud samotný statutární orgán zaměstnavatele (jednatel apod.) vykonává pro zaměstnavatele nějakou činnost v pracovním poměru, je nutné jeho pracovní dobu evidovat v souladu s požadavky zákoníku práce.
Z dikce ustanovení § 96 odst. 1 ZP je zřejmé, že je nutno u zde vyjmenovaných skutečností, tj. u odpracované směny, práce přesčas, noční práce atd., vyznačit vždy jejich začátek a konec. Zaměstnavatelé se mnohdy při vedení evidence pracovní doby chybně omezují toliko pouze na zaznamenání toho, že daný zaměstnanec určitou směnu odpracoval, aniž by však byl zapsán její začátek a konec. V praxi tento nesprávný postup může vypadat např. tak, že zaměstnavatel v evidenci do políčka u příslušného pracovního dne zapíše v horším případě jen čárku, křížek apod., v "lepším" případě pak číslovku označující počet hodin, aniž by byl však zaznamenán čas začátku a konce dané směny. Často se též objevuje pouhé vyznačení určité, byť i relevantní, skutečnosti, např. "práce z domova" či "pracovní cesta" apod., aniž by však opět byl jakkoliv zaznamenán začátek a konec odpracované směny.
Dalším poměrně častým prohřeškem je, že sice zaměstnavatel v evidenci vyznačí začátek a konec dané odpracované směny, ale již zde však chybí vyznačení dalších povinně evidovaných skutečností stanovených zákoníkem práce, tj. např. začátek a konec odpracované noční práce, nebo práce přesčas. Dle ust. § 78 odst. 1 písm. j) ZP je noční prací práce konaná v noční době; noční doba je doba mezi 22. a 6. hodinou. Z praktického pohledu, pokud tedy určitá odpracovaná směna zasahovala do noční doby, tj. do doby mezi 22. a 6. hodinou, je nutno tuto skutečnost do evidence pracovní doby zaznamenat zvlášť, a to konkrétně i s vyznačením času, kdy noční práce započala a kdy následně skončila. Zcela obdobně toto platí i pro práci přesčas, která je v ust. § 78 odst. 1 písm. i) ZP definována jako práce konaná zaměstnancem na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby a konaná mimo rámec rozvrhu pracovních směn. I tato musí být v rámci evidence pracovní doby konkrétně a zvlášť zaznamenána, a to i tehdy pokud bezprostředně navazuje (popř. předchází) odpracované směně.
Evidenci pracovní doby je nutno, byť se tak někdy neděje, odlišovat od rozvržení pracovní doby ve smyslu ust. § 84 ZP, tj. tedy…
