2022.7.1
Práva a povinnosti "Účetní" při spolupráci s Auditorem
Ing. Jan Ambrož
V titulku jsme vědomě použili výraz "Účetní", i když správné je "vedení účetní jednotky", které odpovídá za sestavenou účetní závěrku. Nicméně v praxi je běžné, že "vše" pro auditorskou firmu ("Auditora") zajišťuje účetní oddělení, podle velikosti firmy účetní, hlavní účetní, případně finanční ředitel(ka).
Text jsme rozdělili do dvou částí, nejdříve rekapitulujeme teoretická východiska (1) a dále rozebíráme vybrané oblasti spolupráce a uvádíme naše doporučení (2).
Nahoru1. Principy spolupráce
Pro výklad si nadefinujeme vzorovou účetní jednotku a naznačíme si, jak by měla součinnost fungovat v ideálních případech. Jaká obecná práva a povinnosti mají zúčastněné strany.
Účetní jednotka
Zaměříme se na spolupráci účetního oddělení (dále "Účetní") se statutárním auditorem a jako vzorovou účetní jednotku jsme si zvolili takovou, která je nejčastěji auditována. Jedná se o "běžnou" obchodní korporaci, společnost s ručením omezeným ("s.r.o.") s kritérii pro audit podle § 20 ZoÚ, zákona o účetnictví, většinou jsou naplněny parametry: aktiva (40 000 000 Kč) a obrat (80 000 000 Kč), resp. tyto limity jsou mírně překročeny.
Účetní oddělení
Rozsahu činnosti firmy odpovídá i zabezpečení účetního oddělení, v němž zpravidla pracují dvě/tři osoby, zajišťující i agendu mzdovou a personální. Daňové záležitosti jsou konzultovány s externím daňovým poradcem.
A co vedení účetní jednotky?
Ze své dlouholeté praxe si dovolím zjednodušující tvrzení, že jednatel a společníci s.r.o. (dále jen "Vedení") se zaměřují na řízení firmy, ať už se jedná o jakýkoliv druh aktivity, prodejní nebo výrobní firmu, servisní apod.
Partner Auditora
Opravdu platí úvodní poznámka, že "vše", zde komunikaci a podklady při kontrolách účetní (u)závěrky, zajišťuje Účetní. Samozřejmě je nutné, aby klíčové, případně sporné body byly řádně projednány mezi Auditorem a vedením firmy.
Smlouva o auditu: práva a povinnosti účetní
Musíme zdůraznit, že se nelze spoléhat na zaběhnutou praxi. Výše uvedená skutečnost, že hlavním partnerem pro Auditora je Účetní, musí být jasně deklarována v uzavřené smlouvě o provedení auditu účetní závěrky.
Společný cíl?
Na otázku v titulku zní odpověď ANO! Je třeba si uvědomit, že na auditu se společně podílí vedení účetní jednotky (často zastoupené Účetní) a Auditor (a jeho asistenti) a mají skutečně i shodný cíl, kterým je ověření účetní závěrky (účetnictví), aby byla naplněna kritéria § 7 zákona o účetnictví. Účetní závěrka má být sestavena srozumitelně, neboť má nabízet uživatelům: "...věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky...“.
Auditor však je a musí být "nezávislý" na účetní jednotce, i když jeho činnost směřuje k naplnění předmětu smlouvy a ideálně ke kladnému výroku. Nemusíte mít obavy o jemu sdělených informacích, neboť je zavázán mlčenlivostí (viz Zákon o auditorech).
Auditorské postupy a povinnosti Auditora
Máme-li se stručně seznámit s právy a povinnostmi Účetní, je nutné vzít v úvahu závazné auditorské předpisy, máme na mysli standardy pro zpracování auditu (§ 18 ZoAud, zákona o auditorech aj.) a vyjádření výroku Auditora ("Bez výhrady"). Ať je to Účetní příjemné či nikoliv, odpovědnost za Zprávu auditora nese samozřejmě Auditor, a tak má skutečně právo požadovat v rámci své činnosti nepřeberné množství podkladů, součinnost účetního oddělení a Vedení.
Obecné povinnosti Účetní
Aniž bychom se více odvolávali na teoretické zásady auditorské práce, budeme se ve druhé části věnovat několika vybraným oblastem a poradíme Vám, jak nejlépe komunikovat s Auditorem, a efektivně splnit dané povinnosti. Neřešíme jednotlivé kroky účetní uzávěrky završené účetní závěrkou, ale je zřejmé, že je nutné "...vše doložit...".
Práva Účetní
A má účetní oddělení také nějaká práva? Ano, opravdu můžeme uvést kladnou odpověď, přestože některé Účetní mají možná jiné zkušenosti.
Auditor musí pracovat zodpovědně, nesmí zatěžovat svého klienta zbytečnostmi, provádí cílené kontroly podle plánu auditu – právě při jeho sestavení vezme v úvahu specifika každé účetní jednotky a přizpůsobí auditorské procesy tak, aby byly efektivní.
Pokud by tomu tak nebylo, určitě má Účetní právo vznést připomínky, že jsou naplánovány kontroly oblastí, které se v účetní jednotce nevyskytují anebo jsou nevýznamné. Bohužel je pravdou, že si někdy Auditor svou práci zjednodušuje a například vyžaduje po účetním oddělení (a též Vedení) vyplňování x-desítek stránek dokumentů, které jsou spíše vhodné pro účetní jednotky střední (obrat více než 1 000 000 000 Kč) a velké. Dále si uvedeme příklady, kdy doporučujeme zjednodušení administrativy.
Nahoru2. Konkrétní náměty a doporučení
Vybrali jsme patnáct námětů (oblastí), se kterými se setkáme snad u každé "vzorové" účetní jednotky, v našem případě společnosti s ručením omezeným s aktivy na úrovni 60 milionů korun, obratem přes 100 mil. korun, tříčlenným účetním oddělením. Náměty jsou seřazeny abecedně, jejich význam může být různý, a to se zřetelem ke konkrétní činnosti zkoumané účetní jednotky.
Vzhledem k rozsahu článku není výčet úplný, počítejte s tím, že se Auditor může zaměřit na další témata, která vyplývají z aktivit účetní jednotky a mohou být významná.
Doplníme si ještě, že Auditor provádí řadu formálních, skutečně administrativních (a objektivně někdy i zbytečných úkonů), jakými jsou "ztotožnění" vedení účetní jednotky (u vzorové, vzhledem k dané sktruktuře, skutečně nadbytečné).
Ale objevují se i nové úkoly, reflektující aktuální situaci, mezi které lze zařadit pečlivější zkoumání vlivu pandemie na účetní jednotku, a to z pohledu její nepřetržité činnosti, resp. neomezené trvání účetní jednotky (princip "going concern").
Daně
Nedoporučujeme, aby Účetní sama zabezpečovala daňovou problematiku! Takový striktní názor odpovídá totiž realitě, orientace v dani z příjmů a druhé klíčové dani z přidané hodnoty není vskutku jednoduchá. Proto jsme si v zadání uvedli, že je tato oblast garantována externím daňovým poradcem.
A tak povinnosti Účetního se týkají zejména přípravy podkladů pro daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob ("DPPO"), daňová tvrzení k dani z přidané hodnoty. Také pro Auditora je tento model ideální, neboť není (a nemusí být) odborníkem na daně.
Dokladová inventura
Naopak zpracování dokladové inventury, kterou rozumíme pečlivé doložení nejen konečných zůstatků, ale u vybraných účtů i analýzy pohybů v účetním období, je základní povinností účetního oddělení.
Jako příklad témat, u nichž se nejvíce chybuje, si můžeme uvést účty přijatých a poskytnutých záloh a na ně navazující kalkulace dohadných položek, a to aktivních a pasivních, jejich "souhrnné" účtování, přestože mají být definovány položkově podle jednotlivých titulů.
Fyzické inventury
Povinnost je u většiny účetních jednotek rozložena na více pracovníků, nejen účetní jsou členy inventarizačních komisí. Nicméně doporučujeme, aby gesci za inventarizační soupisy s náležitostmi podle § 30 ZoÚ, zákona o…
