Stravné při tuzemských a zahraničních pracovních cestách v příkladech

     Náhrada zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“, příp. „zahraniční stravné“) přísluší zaměstnanci v případě, že na základě rozhodnutí zaměstnavatele uskuteční pracovní cestu, tj. ve smyslu ustanovení § 42, § 156 odst. 2 zákoníku práce cestu za účelem výkonu práce, jejíž druh má sjednán v pracovní smlouvě, a to při cestě:

• mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě,

• mimo místo pravidelného pracoviště sjednané v pracovní smlouvě, příp. zjištěné podle § 34 odst. 2 zákoníku práce,

• v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn,

• související s jeho přeložením podle § 43 zákoníku práce,

• k výkonu práce v zahraničí (§ 172 a § 181 zákoníku práce),

• k výkonu práce do místa bydliště zaměstnance, je-li toto bydliště odlišné od místa výkonu práce anebo pravidelného pracoviště, a po dobu výkonu práce v bydlišti,

• příp. při jiných cestách, bylo-li to sjednáno nejpozději při přijetí do zaměstnání (§ 177, § 178 a § 165 zákoníku práce).

     Na stravné má zaměstnanec při dodržení podmínek stanovených v zákoníku práce zákonný nárok. Tento nárok na poskytnutí stravného ztrácí zaměstnanec v případě, že ani do tří let po ukončení příslušné cesty (viz § 329 a další zákoníku práce a § 101 občanského zákoníku) nepředloží zaměstnavateli písemné doklady nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhrady, a to přestože měl podle § 183 odst. 3 zákoníku práce provést vyúčtování cestovních náhrad do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty anebo v jiné, se zaměstnavatelem dohodnuté lhůtě. Na rozdíl od jiných cestovních náhrad neprokazuje zaměstnanec nárok na stravné ani jeho výši žádným dokladem o uskutečnění výdajů na zakoupení jídla.

Stravné nelze zaměňovat ani nahrazovat příspěvkem na závodní stravování ani jiným způsobem.

     Stravné se stanoví vždy za každou pracovní cestu samostatně, a to i v případech několika pracovních cest uskutečněných v tomtéž kalendářním dni. Při několikadenní pracovní cestě se stravné stanoví za každý kalendářní den zvlášť. Výjimkou z této základní zásady jsou pracovní cesty spadající do dvou kalendářních dnů (dvoudenní pracovní cesty), tj. pracovní cesty, které trvají přes jednu půlnoc. V případě takovýchto pracovních cest se podle § 163 odst. 4 zákoníku práce upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To znamená, že v tomto případě musí být provedeno dvojí stanovení výše stravného, a to:

• součet stravného stanoveného samostatně za každý kalendářní den,

• stravné za celkovou dobu trvání této dvoudenní pracovní cesty.

Vyšší z obou částek je pak stravné, které zaměstnanci podle uvedeného ustanovení přísluší.

     Výše stravného se stanoví podle doby trvání pracovní cesty ze sazeb, které určí anebo dohodne se zaměstnancem zaměstnavatel nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu podle § 163 zákoníku práce (ve státní a příspěvkové sféře podle § 176 zákoníku práce), přičemž nejmenší částky stravného pro zaměstnance v podnikatelské sféře a možné rozpětí stravného pro zaměstnance ve státní a příspěvkové sféře byly pro rok 2010 stanoveny vyhláškou MPSV č. 462/2009 Sb. takto:

     Zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře tak může zaměstnanci poskytnout stravné ve výši stanovené z rozpětí uvedeného pro příslušný rozsah doby trvání pracovní cesty. Vyšší stravné poskytnout zaměstnanci nemůže. Pokud zaměstnavatel nejpozději před pracovní cestou zaměstnance výši stravného nestanoví anebo nesjedná, přísluší podle § 176 odst. 3 zákoníku práce zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby příslušného rozpětí.

     Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může zaměstnanci poskytovat stravné v neomezené výši (žádný horní limit stravného není pro podnikatelskou sféru stanoven), nejméně však ve výši uvedené v § 163 odst. 1 zákoníku práce, příp. platné vyhlášce MPSV (pro rok 2010 § 2 vyhl. č. 462/2009 Sb. - viz tabulka). Jestliže však zaměstnavatel poskytne zaměstnanci stravné vyšší, než je horní sazba příslušného rozpětí platného pro zaměstnance zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře, je podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP rozdíl proti horní sazbě příslušného rozpětí částkou, která je u zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

     Výši stravného sjedná anebo určí zaměstnavatel nejpozději před vysláním příslušného zaměstnance na pracovní cestu, nejlépe pro všechny zaměstnance společně ve vnitřním předpisu. Ani ve vnitřním předpisu však nemusí být stanoveny pro všechny pracovní cesty a pro všechny zaměstnance stejné podmínky. Mohou být jiné pro různé typy pracovních cest, pro různé skupiny zaměstnanců apod. Nesmí však být přitom porušeno ustanovení § 16 zákoníku práce o zákazu diskriminace.

     Jestliže byl zaměstnanec na pracovní cestě kratší než 5 hodin a nemohl se z toho důvodu stravovat obvyklým způsobem, tzn., je-li tato cesta uskutečněna v době, kdy je např. vydáván oběd v závodní jídelně, restauraci, kde se zaměstnanec obvykle stravuje apod., může mu zaměstnavatel podle ustanovení § 176 odst. 2 zákoníku práce poskytnout na základě svého rozhodnutí stravné do výše horní hranice rozpětí stravného platného pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin, tj. v roce 2010 podle § 3 vyhlášky č. 462/2009 Sb. až 73 Kč. Obdobně může (viz § 156 odst. 3 zákoníku práce) postupovat i zaměstnavatel v podnikatelské sféře. Přestože ze strany zaměstnavatele jde v tomto případě o dobrovolné plnění, lze příslušnou částku vyplacenou takto zaměstnanci uplatnit jako daňově uznatelný náklad zaměstnavatele a uvedená částka není předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti zaměstnance.

     Stravné nepřísluší zaměstnanci po dobu návštěvy člena rodiny a po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance. V těchto případech končí podle § 163 odst. 5 zákoníku práce nárok na stravné ukončením výkonu práce (před návštěvou rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty) a začíná skutečným začátkem výkonu práce po návštěvě rodiny anebo přerušení pracovní cesty.

     V případě, kdy je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od místa jeho výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu podle § 163 odst. 6 zákoníku práce stravné za dobu cesty do místa bydliště, za dobu výkonu práce v bydlišti a za dobu cesty zpět. Stravné mu tedy nepřísluší po dobu, po kterou v tomto místě nevykonává určenou práci. Podmínkou pro poskytnutí stravného je, že zaměstnavatel skutečně vyslal zaměstnance vykonat práci do jeho bydliště a toto bydliště není sjednaným místem výkonu práce ani pravidelným pracovištěm zaměstnance. Při vyúčtování cestovních náhrad tak zaměstnanec musí uvést nejen dobu trvání cesty do místa bydliště a z místa bydliště zpět, ale také dobu výkonu práce v místě bydliště.

     Protože zahraniční pracovní cesta obvykle začíná v ČR, má také zpravidla tuzemskou a zahraniční část. Vzhledem k tomu podle § 166 odst. 1 zákoníku práce přísluší zaměstnanci také stravné za dobu trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty. Při stanovení jeho výše se postupuje zcela podle výše uvedených zásad, přičemž podle § 170 odst. 4 zákoníku práce se k době trvání tuzemské části pracovní cesty v kalendářním dni připočítává doba trvání příslušné zahraniční pracovní cesty, je-li tato v daném kalendářním dni kratší než 1 hodinu.

     U zahraničních pracovních cest uskutečněných ve dvou kalendářních dnech se při stanovení výše stravného (tuzemského) postupuje tak, jak je uvedeno v § 163 odst. 4 zákoníku práce, tzn., je-li to pro zaměstnance výhodnější, upustí se od odděleného posuzování doby trvání tuzemských částí pracovní cesty za každý z obou kalendářních dnů trvání zahraniční pracovní cesty. V zásadě tedy platí, že za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné jako při tuzemské pracovní cestě, přičemž doby před výjezdem z ČR a po návratu do ČR v tomtéž kalendářním dni se sčítají.

     Jestliže bylo zaměstnanci v průběhu tuzemské pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo, je podle § 163 odst. 2 zákoníku práce zaměstnavatel oprávněn (tzn. může, ale nemusí) zaměstnanci stravné (stanovené výše uvedeným způsobem) krátit, a to za každé jídlo o hodnotu:

• až 70 % stravného při pracovní cestě trvající 5 až 12 hod.,

• až 35 % stravného při pracovní cestě trvající déle než 12 hod. a max. 18 hod.,

• až 25 % stravného při pracovní cestě trvající déle než 18 hod.

Je tedy zcela na zaměstnavateli, zda a v jaké míře bude stravné v uvedených případech krátit.

     Za bezplatné poskytnutí jídla se považuje poskytnutí jídla charakteru snídaně, oběda či večeře, které zaměstnanec ani částečně ze svých finančních prostředků nehradil, a to nejen bezprostředně zaměstnavatelem, ale také např. obchodním partnerem či jinou osobou. Poskytnutí jiného jídla než snídaně, oběda anebo večeře, tj. např. občerstvení poskytnutého zaměstnavatelem, obchodním partnerem, přepravní společností v dopravním prostředku veřejné hromadné dopravy (v letadle, ve vlaku) apod., není důvodem pro krácení stravného.

     Příkladem bezplatně poskytnuté stravy na pracovní cestě je např. případ, kdy snídaně je, podle kalkulace ubytovatele, nedílnou součástí ceny za ubytování a tato skutečnost je zřejmá z dokladu o ubytování, faktury či jiného dokladu o úhradě ubytování anebo ji zaměstnanec uvede při vyúčtování cestovních náhrad. Pro účely případného krácení stravného není rozhodující, zda na tomto dokladu je uvedena hodnota jídla či nikoliv. Krácení stravného se totiž provádí v zaměstnavatelem stanovené procentní míře. Tuto míru (v procentech) krácení stanoví anebo sjedná zaměstnavatel nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu, opět nejlépe ve vnitřním předpisu. Také v tomto případě může být stanovena míra krácení stravného jinak pro různé typy pracovních cest, pro různé skupiny zaměstnanců apod. Nesmí však být porušeno ustanovení § 16 zákoníku práce o zákazu diskriminace.

     I v případě, že skutečná hodnota jídla přesahuje výši stravného, krátí se zaměstnanci stravné v zaměstnavatelem stanovené procentní míře. Rozdíl mezi hodnotou bezplatně poskytnutého jídla a skutečně přiznaného stravného nemá na…